Manajemen Proyek [Singkat]

Proyek
Usaha formal yang ditetapkan dalam suatu waktu tertentu
Karakteristiknya
􀂃 Waktu mulai yang tertentu (awal)
􀂃 Tujuan dan lingkup kerja telah ditentukan
􀂃 Hasil/produknya telah ditentukan
􀂃 Kriteria penyelesaian produk telah tetapkan
􀂃 Waktu selesai yang tertentu (akhir)

Proyek
􀂃 Tugas yang dapat diukur besarnya
􀂃 Harus diselesaikan dengan anggaran serta satuan waktu tertentu
􀂃 Dikerjakan sekali dan tidak berulang

Manajemen
􀂃 Fungsi, disiplin, dan tugas yang harus dikerjakan dalam
menjalankan fungsinya
􀂃 Proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan
mengendalikan usaha-usaha anggota organisasi dan proses
penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan
organisasi yang telah ditetapkan

Manajemen proyek : Sistem yang menyatukan dan mengoptimalkan sumber daya yang
diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan berhasil

Komponen manajemen proyek

Manajemen proses
proses adalah kumpulan tugas yang bila dilaksanakan dengan baik akan menghasilkan produk yang diinginkan. Meliputi
o Pengelolaan/pengaturan pekerjaan
o Pengelolaan waktu
o Pengelolaan biaya
o Pengeolaan resiko

Manajemen produk
manajemen yang mengutamakan aspek kualitas. Kualitas harus dicapai, yang berkaitan dengan
o Pemilihan proyek
o Spesifikasi produk
o Kebutuhan performasi operasi
o Reaksi/respon pemakai

Manajemen orang ,tugas manajer adalah
o Menetapkan obyektif dan gol
o Mengorganisasikan
o Memotivasi dan berkomunikasi
o Menilai / mengukur
o Mengembangkan orang, termasuk dirinya sendiri

proyek v.s. kegiatan operasional v.s. program
􀂃 Proyek merupakan alat perubahan
􀂃 Memiliki awal dan akhir yang dapat dikenali dengan jelas
􀂃 Memiliki tujuan yang spesifik
􀂃 Menghasilkan sesuatu yang dapat diserahkan
􀂃 Menggunakan banyak jenis sumber daya serta keahlian

Kegiatan operasional
􀂃 kegiatan yang terus menerus dilakukan (rutin)
􀂃 tujuannya adalah kelangsungan hidup organisasi itu sendiri
􀂃 jika berhenti artinya organisasi tersebut bangkrut
program
􀂃 adalah bentuk proyek dalam jangka panjang (>10 th)
􀂃 dapat dipecah-pecah menjadi proyek-proyek

Sasaran Dan Kendala Proyek
􀂃 waktu
􀂃 biaya
􀂃 kualitas

Sumber Permintaan Proyek
􀂃 rencana pemerintah
􀂃 permintaan pasar
􀂃 dari dalam perusahaan yang bersangkutan
􀂃 dari kegiatan penelitian dan pengembangan
Macam Proyek
1. proyek engineering konstruksi
kegiatan pengkajian, kelayakan, desain engineering, pengadaan, dan
konstruksi
2. proyek engineering manufaktur
kegiatan desain engineering, pengembangan produk, pengadaan,
manufaktur, perakitan, uji coba fungsi dan operasi produk
3. proyek penelitian dan pengembangan
o tujuannya untuk melakukan penelitian dan pengembangan
dalam menghasilkan produk tertentu
o menempuh cara yang berubah-ubah
4. proyek pelayanan manajemen
o tidak menghasilkan bentuk fisik
o berbentuk laporan akhir
o menjadi dasar tindakan manajer agar operasional perusahaan
berjalan lancar
5. proyek kapital
o berkaitan dengan penggunaan dana kapital untuk invesatasi
o meliputi pembebasan tanah, penyiapan lahan, pembelian
material, pabrikasi, dan konstruksi pembangunan fasilitas
produksi

Tahap-tahap dalam siklus proyek
1. Tahap Konseptual
a. Menyusun dan merumus gagasan
b. Analisa pendahuluan dan studi kelayakan
2. Tahap Perencanaan dan Pemantapan (Definisi)
a. Menyusun rencana dan keputusan strategis
i. Jenis kontrak yang akan dipakai
ii. Bobot sasaran pokok
iii. Komposisi pendanaan
b. Pemilihan peserta proyek
i. Konsultan
ii. Kontraktor
iii. Arsitek

c. Menyiapkan kelengkapan dokumen yang berisi penjabaran
rencana tindakan dalam proyek

3. Tahap Implementasi
a. Pengkajian lingkup kerja proyek
b. Membuat program implementasi
c. Mengkomunikasikan kepada peserta proyek
d. Melakukan desain engineering terinci
e. Pengadaan material dan instalasi
f. Perencanaan dan pengendalian aspek biaya, jadwal, dan mutu
g. Kegiatan penutupan proyek yang meliputi
i. Inspeksi akhir
ii. Uji coba dan start up
iii. Pembuatan laporan penutupan proyek

PERENCANAAN PROYEK
􀂙 Proses yang diawali dengan misi, sasaran dan tujuan yang ingin
dicapai
􀂙 Berkaitan dengan pencapaian hasil proyek seperti yang diinginkan
􀂙 Proses pengambilan keputusan
Tidak hanya
􀂙 memperkirakan dan memprediksi
􀂙 menghilangkan resiko

Perlunya perencanaan
􀂙 menjabarkan pengertian umum dari obyektifitas dan pekerjaan
proyek
􀂙 meningkatkan komuniksi dengan baik di dalam proyek
􀂙 sebagai acuan yang realistis dan sebagai dasar pengendalian
􀂙 mengantisipasi lingkup resiko
􀂙 dukungan dari manajemen atas
􀂙 sumber daya yang terbatas

penentangan terhadap perencanaan
􀂙 membuang banyak waktu
􀂙 biaya yang mahal
􀂙 setiap proyek berbeda dan masing-masing tidak perlu rencana
􀂙 tidak mendukung fleksibilitas
􀂙 memadamkan kreatifitas

perencanaan untuk sistem informasi
􀂙 sistem informasi merupakan perwujudan dari kebutuhan yang sulit
untuk dituliskan dengan tepat
􀂙 perencanaan seringkali tidak lengkap
􀂙 kriteria tidak dapat dipakai untuk pemilihan teknologi yang baik

perbandingan antara rencana umum dengan rencana proyek
Rencana umum                        Rencana proyek
Identifikasi dan misi              Kegunaan dan lingkup proyek
Tujuan                                         Obyektif proyek dan gol manajemen
Maksud                                       Pengendalian, pemantapan proses proyek
Sumber daya                            Uang, orang, peralatan, waktu
Rencana kegiatan                  Jaringan kerja, jadwal, anggaran, rencana, pengujian, rencana konversi, penugasan kerja
Rencana-aksi                           Rencana kontingensi, pengumpulan data, pelaporan, perencanaan ulang